勤怠管理システムとは？！仕組みや役割、メリット・デメリットについて解説
ブラック企業や過労死などが問題視される昨今。企業の勤怠管理への意識は重要課題であり、大切な業務の核心でもあります。
勤怠管理システムは従業員の出退勤時刻の正確な見識など、出退勤時間の管理をするシステムです。また、導入することによって給与計算や他のシステムと連動するなど業務の効率化に役立つでしょう。
今回は、勤怠管理システムの役割や必要性、またメリット・デメリットについても紹介しますので導入の際の参考にしてください。
勤怠管理システムの仕組み
勤怠管理システムとは、従業員個々の出退勤時間の記録や残業、休日、各種休暇、労働時間の集計など勤怠に関する情報を集約し業務をサポートするシステムです。
近ごろ主流になりつつあるのが、リモート勤務にも対応するウェブ上で使用できる「クラウド型」。サーバーを設置、管理する必要がないことから費用も抑えられ気軽に導入できるのがメリットです。
一方、セキュリティ面から社内サーバーや通信回線システムを構築し自社で運用する「オンプレミス型」。サーバーの設置が必要となるので、数十万?数百万円ほどの初期費用がかかりますが、セキュリティの安全性から導入する中堅、大企業も少なくありません。
勤怠管理システムの採用によって、手作業で実施されていた労働時間の集計や給与計算が自動でおこなわれ、業務効率が圧倒的にアップするでしょう。
また、勤怠管理は法律で定められており、企業にとっては重要な業務の一環です。そのような面から勤怠システムを導入することによって適切な対応ができるといえます。
勤怠管理システムの役割
勤怠管理システムは実際にはどんなことができるのでしょうか？システムによって異なることもありますが、主な役割を以下で紹介します。
多種多様な打刻方法
| 打刻方法 | 特徴 | 使用機器 |
|---|---|---|
| 顔認証 |
・不正打刻ができない |
・パソコン |
| 生体認証 |
・不正打刻の防止に優れる |
・指紋リーダー |
| スマートフォン | ・専用アプリで打刻 | ・スマートフォン |
| ICカード |
・ICカードで打刻 |
・ICカード |
| ウェブ |
・打刻専用パソコンで打刻 |
・パソコン |
勤怠時間の自動集計
従業員の勤務時間、残業時間、休憩時間、残業開始時間、出勤日数など打刻された時刻をもとに勤怠時間の自動集計ができます。
休日・各種休暇の管理
従業員の休日、各種休暇が管理できます。従業員が、あらかじめ決めた休日、各種休暇を申請します。次いで管理者が内容を確認し承認後、シフトに反映されるのが一般的です。
シフトの作成
従業員のシフトを作成できます。一般的な作成の流れは、従業員が出勤日を登録し次いで管理者がシフトを作成し全体へ公開します。
また、シフト作成と同時に集計している勤怠情報が反映される利点もあります。
勤怠管理システムのメリット
勤怠管理システムには、多様なメリットがあります。以下が導入のメリットです。
- 正確な打刻時間の把握ができる
- 打刻の不正を防げる
- 業務効率が上がりコストが削減される
- 給与計算などの他のシステムとの連携
- リモート勤務の勤怠管理
- 過重労働が防げる
- 法改正にともなう法令順守
勤怠管理システムのデメリット
勤怠管理システムの導入には多様なメリットがありますが、デメリットも存在します。
第一に「コストがかかる」ことがあげられます。勤怠管理システム導入に際しては初期費用やランニングコストが発生します。
したがって、コストに見合った成果を得られるか検討する上で重要なポイントです。
しかし、費用対効果が見えにくい現状があるのため、導入に際しては慎重に進める必要があるでしょう
勤怠管理システムの必要性
一般的に、従来の勤怠管理はタイムカード、エクセル、専用用紙に記入などして管理されています。そこで、なぜ勤怠管理システムを導入する必要性があるのか再認識していきましょう。
業務の効率化によるコスト削減
業務の効率化を遂行するのが、勤怠管理システムを導入する最大の目的といえるでしょう。
従来の勤怠管理業務では、労働時間の集計および給与計算などで膨大な時間を費やすことになり、その分人件費がかかる状況にありました。
そして、勤怠管理システムを導入し業務の効率化を図ることにより、人件費などのコストが削減され社内の財務状況や労働環境の改善に役立ちます。
法改正にともなう適切な勤怠管理
2019年に「働き方改革」が厚生労働省から発表され、より厳密な勤怠管理が求められています。大きな理由として残業に対しての規制が厳格化したことがあげられます。
従業員の過度な労働時間によって生じる心身の不調を防ぐために、残業時間の正確な把握と必要に応じた残業時間削減などの対策をとることが使用者に求められます。
このことから、法改正にともなう適切な勤怠管理を行うためにも、勤怠管理システムの必要性が高いといえるでしょう。
勤怠管理システムまとめ
勤怠管理システムの機能はさまざまで、企業の業態や環境によって検討要素が異なります。
また、勤怠管理システムの導入には多様なメリットや必要性があることを本記事で紹介しました。
そして、業務効率化によるより良い労働環境の構築に、勤怠管理システムを検討してみてはいかがでしょうか。
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